Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 10 kapsamında Kayseri Aile Hekimliği Derneği (“KAHED” veya “Dernek”) tarafından; web sitesi, üyelik, aidat, eğitim, iş fırsatları ve personel başvuru süreçlerinde işlenen kişisel veriler hakkında bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kanun uyarınca veri sorumlusu:
- Unvan: Kayseri Aile Hekimliği Derneği
- Adres: Nuh Nacibey Cad. Geriatri Merkezi, Kocasinan / Kayseri
- Telefon: +90 (532) 704 15 08
- E-posta: info@kahed38.com.tr
- Web: https://kahed38.com.tr
- İletişim sayfası: İletişim sayfası
Dernek, KVKK kapsamındaki başvuruları değerlendirmek üzere Yönetim Kurulu veya yetkilendireceği birim aracılığıyla yanıt verir.
2. İşlenen kişisel veriler
Derneğin faaliyet alanına ve kullandığınız hizmete göre aşağıdaki veri grupları işlenebilir:
- Kimlik ve iletişim: ad soyad, T.C. kimlik numarası (yasal zorunluluk veya başvuru kapsamında), telefon, e-posta, adres, il/ilçe.
- Üyelik ve aidat: üyelik başvuru bilgileri, üye numarası, aidat/ödeme kayıtları, yönetim kurulu kararlarına esas belgeler.
- Mesleki / özlük (üye ve başvuru sahipleri): meslek, çalışma yeri, ASM bilgisi, diploma/sertifika özetleri, başvuru formlarındaki mesleki alanlar.
- Personel ve iş fırsatları: personel aday başvuruları, özgeçmiş/CV, referans, iş eşleştirme sürecinde paylaşılan profil alanları (sistem kapsamında).
- Eğitim ve etkinlik: eğitim kayıt bilgileri, katılım/onay kayıtları, SBAHBS ve benzeri eğitim modüllerinde girilen kullanıcı verileri.
- Dijital kullanım: oturum çerezleri, IP adresi, tarayıcı bilgisi, log kayıtları, güvenlik ve hata kayıtları.
- İletişim ve talep: iletişim formları, e-posta yazışmaları, KVKK başvuru formları ve ekleri.
- Görsel/işitsel: yalnızca etkinlik veya yönetim süreçlerinde açık rıza veya mevzuat çerçevesinde toplanan fotoğraf/video (varsa).
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık verisi vb.) Dernek tarafından yalnızca ilgili mevzuata uygun açık rıza veya kanuni istisna bulunduğunda ve amaçla sınırlı şekilde işlenir; rutin üyelik sürecinde sağlık verisi talep edilmez.
3. Kişisel verilerin işlenme amaçları
- Dernek tüzüğündeki amaçların yerine getirilmesi ve üyelik ilişkisinin yürütülmesi
- Üyelik başvurularının alınması, değerlendirilmesi ve sicil işlemleri
- Aidat ve mali yükümlülüklerin takibi, resmi defter ve karar süreçleri
- Üyelere yönelik bilgilendirme, duyuru, eğitim ve etkinlik organizasyonu
- Web sitesi ve üye panelinin işletilmesi, güvenli oturum ve yetkilendirme
- İş fırsatları / personel eşleştirme modüllerinin yürütülmesi (aday–üye gizlilik kuralları çerçevesinde)
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, uyuşmazlık ve talep yönetimi
- KVKK madde 11 kapsamındaki başvuruların sonuçlandırılması
- Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve sistem loglarının tutulması
4. Hukuki sebepler
Kişisel verileriniz KVKK madde 5 ve 6 kapsamında, işleme amacına göre şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Açık rızanızın bulunması (ör. belirli iletişim tercihleri, isteğe bağlı formlar)
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi (dernekler mevzuatı, vergi/sicil yükümlülükleri vb.)
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (üyelik sözleşmesi / başvuru süreci)
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri
5. Veri toplama yöntemleri
Veriler; web formları, üyelik başvuru modülü, üye paneli, e-posta/telefon, yüz yüze başvurular, etkinlik kayıt listeleri, aidat ödeme kanalları, personel başvuru ekranları ve sunucu güvenlik logları aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanabilir.
6. Kişisel verilerin aktarımı
Verileriniz, amaçla sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (yasal zorunluluk halinde)
- Hukuki danışman, mali müşavir veya denetim hizmeti alınan profesyonellere (gizlilik yükümlülüğü altında)
- Barındırma, e-posta, yedekleme ve teknik altyapı hizmeti sunan tedarikçilere (veri işleyen sıfatıyla, sözleşmesel güvenlik taahhütleri ile)
aktarılabilir. Yurt dışına aktarım, KVKK madde 9’da öngörülen şartlar (açık rıza, yeterlilik kararı, taahhütname vb.) sağlanmadan yapılmaz.
7. Saklama süreleri
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuattaki zamanaşımı / saklama süreleri dikkate alınarak saklanır. Örnek çerçeve:
- Üyelik ve sicil kayıtları: üyelik süresi + dernek mevzuatındaki arşiv süreleri
- Üyelik başvurusu reddedilen dosyalar: makul süre sonrası imha veya anonimleştirme
- Mali belgeler: Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat süreleri
- KVKK başvuru kayıtları: en az 3 yıl veya mevzuatın öngördüğü süre
- Log kayıtları: bilgi güvenliği için sınırlı süre (ör. 6–24 ay arası sistem politikası)
Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. KVKK madde 11 kapsamındaki haklarınız
İlgili kişi olarak Kanun madde 11 uyarınca;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK madde 7 çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru yöntemleri
Haklarınızı kullanmak için Veri Sahibi Başvuru Formunu doldurarak aşağıdaki kanallardan başvurabilirsiniz:
- Yazılı başvuru: Nuh Nacibey Cad. Geriatri Merkezi, Kocasinan / Kayseri adresine ıslak imzalı veya noter onaylı
- E-posta: info@kahed38.com.tr (konu: “KVKK Veri Sahibi Başvurusu”)
- KEP / güvenli elektronik imza: Dernek KEP adresi tanımlandığında bu metin güncellenecektir.
Başvurularda kimliğinizi doğrulamak için T.C. kimlik numaranızın son dört hanesi veya ek kimlik belgesi talep edilebilir. Başvurular, KVKK madde 13 uyarınca en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak (işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarifesince) sonuçlandırılır.
Kurul’a şikâyet hakkınız saklıdır: www.kvkk.gov.tr